¿Qué es un Sistema de Punto de Venta (POS) en un restaurante?

Puede que hayas trabajado con un sistema de punto de venta mientras atendías en un restaurante. Y ahora, que estás empezando tu propio restaurante, necesitas saber mucho más sobre los sistemas POS que solo cómo cobrar con tarjeta.

Un sistema de punto de venta, o POS, no solo sirve para recibir pagos, también te ayuda a llevar el control del inventario y generar reportes de ventas. Hay diferentes tipos de POS según las necesidades de cada negocio. No es lo mismo usar uno en un food truck que en un restaurante grande. Por eso, es importante que elijas el que mejor se adapte a tu negocio.

Prácticamente todos los restaurantes en Estados Unidos (97%) utilizan sistemas POS. Se estima que el valor de la industria fue de 4.56 mil millones de dólares en 2020, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 6.4% hasta 2028. Por lo tanto, los sistemas POS no solo son clave para cobrar pagos, sino también para gestionar pedidos y controlar el inventario.

Esta guía explica los componentes básicos de los sistemas POS, detalla los diferentes tipos, los factores de precio y los criterios de selección. Después de leerla, tendrás claro cómo elegir un sistema POS adecuado para optimizar tus procesos.

¿Qué es un sistema POS en un restaurante?

Un sistema POS en un restaurante es el sistema utilizado para realizar y procesar pagos. Hoy en día, un POS es una combinación de hardware y software, donde los modelos más comunes incluyen una pantalla táctil, una caja registradora, una impresora y un lector de tarjetas. El software administra pedidos, pagos, inventario e información de los clientes.

Los sistemas POS modernos hacen mucho más que procesar pagos, ya que optimizan las operaciones, mejoran la eficiencia del restaurante y brindan una mejor experiencia al cliente. Además, facilitan la personalización de pedidos, la división de cuentas, el pago de propinas y la conexión con los sistemas de visualización en cocina (KDS, por sus siglas en inglés).

¿Cómo funciona un sistema POS en un restaurante?

Un sistema POS en un restaurante ayuda a agilizar las diversas operaciones necesarias para vender un plato. Los meseros toman pedidos, los cocineros trabajan y el proceso de cobro se realiza sin complicaciones. A diferencia de las cajas registradoras tradicionales, los sistemas POS gestionan pedidos, inventario y transacciones de venta.

A continuación, te explicamos cómo funciona un sistema POS en un restaurante:

1. Pedido realizado por el cliente

• Los meseros ingresan los pedidos en el sistema POS a través de una pantalla táctil o un dispositivo portátil.

• Si el sistema POS está integrado con un quiosco de autoservicio, los clientes pueden hacer sus pedidos sin necesidad de un mesero.

• Los pedidos online también aparecen en el sistema POS.

• Si hay solicitudes especiales, como ingredientes extra, el sistema POS permite hacer estas modificaciones.

2. Envío del pedido a la cocina

• El pedido confirmado se envía a la pantalla de cocina o se imprime.

• Los cocineros ven en tiempo real qué deben preparar primero.

• La cocina organiza el ritmo de los platillos de varios tiempos, como entradas, platos fuertes y postres.

3. Procesamiento del pago

• El sistema POS calcula el total de la cuenta, incluyendo impuestos y propinas.

• Se aceptan pagos en efectivo, tarjetas de crédito, monederos digitales (Apple Pay, Google Pay) y códigos QR.

• Se pueden dividir los pagos por artículo, porcentaje o en partes iguales.

4. Generación de recibos

• Los clientes reciben un recibo impreso o digital.

• Los recibos digitales ayudan a reducir el desperdicio de papel.

5. Actualización de ventas, inventario y reportes

• El inventario se actualiza automáticamente después de cada venta.

• Se pueden generar reportes de ventas, ingresos y horas de mayor actividad.

• El sistema permite rastrear las ventas por mesero o cajero.

• Los sistemas basados en la nube permiten a los dueños ver las ventas en tiempo real desde cualquier lugar.

6. Gestión de clientes y programas de lealtad

• Algunos sistemas POS incluyen o pueden integrarse con herramientas de gestión de clientes (CRM).

• Un sistema POS con CRM permite fidelizar clientes mediante descuentos, puntos o promociones especiales.

Se pueden enviar campañas de correo electrónico personalizadas basadas en el historial de pedidos.

Cómo funciona un sistema POS detrás de las cámaras.

Un sistema POS en un restaurante es un conjunto de componentes que trabajan juntos. Incluye:

• Terminal POS: Pantalla táctil o dispositivo portátil donde el personal ingresa pedidos y acepta pagos.

• Procesador de pagos: Maneja las transacciones con tarjetas de crédito y se comunica con los bancos para aprobar pagos.

• Sistema de visualización en cocina (KDS): Recibe pedidos nuevos y los organiza para los cocineros.

• Panel en la nube: Muestra las ventas, el inventario y reportes del negocio.

El papel de los sistemas POS en la nube y portátiles

Los restaurantes tienen necesidades diferentes, por lo que los sistemas POS pueden ser portátiles y basados en la nube.

• Food trucks, puestos temporales y pequeñas cafeterías usan sistemas POS en tabletas o teléfonos para mayor flexibilidad.

• Restaurantes completos utilizan plataformas POS en la nube para sincronizar datos en todos los dispositivos y ubicaciones.

• Quioscos de autoservicio con pedidos por código QR permiten a los clientes ordenar desde sus teléfonos, reduciendo los tiempos de espera.

¿Los clientes solo pueden pagar su comida con un sistema POS?

Un sistema POS no solo procesa pagos, sino que también es una herramienta multifuncional para los restaurantes. Ayuda a gestionar pedidos, coordinar la cocina, llevar el control del dinero, administrar las relaciones con los clientes y mantener el inventario al día.

Los sistemas POS modernos aceptan varios métodos de pago, como tarjetas de crédito o débito, monederos digitales y pagos sin contacto.

Además, garantizan que los pedidos lleguen correctamente a la cocina, evitando confusiones y agilizando el servicio.

Para los dueños de restaurantes, los sistemas POS facilitan la toma de decisiones basadas en datos sobre personal, precios e inventario. También permiten conservar registros de clientes habituales, lo que ayuda en estrategias de marketing. Son mucho más avanzados que una simple caja registradora, ya que optimizan la operación diaria del restaurante.

¿Por qué un restaurante debería implementar un sistema POS?

Hoy en día, un restaurante necesita un buen sistema POS para hacer las cosas más fáciles y eficientes.

1. Toma de pedidos y procesamiento de pagos más rápidos y eficientes

Los métodos tradicionales, como anotar pedidos a mano o dar instrucciones verbales, pueden generar errores con frecuencia. Un sistema POS mejora la precisión al registrar los pedidos digitalmente, enviarlos de inmediato a la cocina y almacenarlos en un KDS o impresora.

Además, con múltiples opciones de pago, como pagos sin contacto, división de cuentas, tarjetas de regalo y pedidos en línea, el servicio se vuelve más ágil.

Resultado: Un servicio más rápido, menos errores y menos tiempo de espera para los clientes, lo que aumenta su satisfacción. Un cliente satisfecho es más probable que regrese.

2. Reducción de errores humanos y costos de mano de obra

Ingresar datos manualmente en una computadora puede generar errores, como pedidos mal registrados o cuentas incorrectas. Un sistema POS realiza automáticamente cálculos, impuestos y actualizaciones de menú, eliminando estos problemas.

Además, un sistema POS te ayuda a controlar los costos de mano de obra al programar al personal según la demanda en horas pico y momentos de menor actividad.

Esto se traduce en menores costos laborales, menos errores en pedidos y pagos, y una mejor distribución del personal.

3. Gestión automatizada de inventario

Para evitar el desperdicio de alimentos, los restaurantes deben llevar un control preciso de su inventario perecedero. Un sistema POS realiza este seguimiento automáticamente conforme se venden los ingredientes y te alerta cuando los niveles de stock son bajos.

Algunos sistemas avanzados incluso predicen la demanda basándose en ventas pasadas, evitando compras excesivas de alimentos que podrían echarse a perder.

Como resultado, menos desperdicio de comida, inventario siempre en niveles óptimos y ahorro de costos gracias a una mejor gestión del inventario o stock.

4. Uso de datos para tomar mejores decisiones

Un sistema POS no solo sirve para tomar pedidos, también recopila datos clave sobre el desempeño del negocio. Puede mostrar qué platillos son más populares, cuáles no se venden tanto, cuáles son las horas de mayor demanda y cuánto gastan los clientes en promedio.

Los sistemas basados en la nube permiten a los dueños acceder a informes de ventas desde cualquier lugar, facilitando el monitoreo del negocio y la planificación del crecimiento.

Así es como se obtienen decisiones más acertadas, mejor ajuste de precios en el menú y mayores ganancias.

5. Integración sin problemas con servicios de pedidos en línea y entrega

Algunos sistemas POS pueden conectarse opcionalmente con servicios como DoorDash o Uber Eats. De esta manera, todos los pedidos, ya sean para comer en el restaurante o para entrega, pasan por un solo sistema, manteniendo todo organizado.

Resultado: Menos confusiones, más ventas en línea y un flujo de trabajo más sencillo.

6. Mejora de la experiencia del cliente y fidelización

Los sistemas POS también ayudan a fortalecer las relaciones con los clientes al:

• Rastrear sus preferencias y pedidos anteriores.

• Ofrecer programas de fidelidad y recompensas.

• Enviar mensajes de seguimiento o descuentos.

Resultado: Clientes más leales, compras repetidas y mayor valor para el cliente.

Dado que existen muchos sistemas POS disponibles, cada restaurante debe comprender sus necesidades específicas para elegir el adecuado.

Tipos de sistemas POS y sus ventajas e inconvenientes

Cómo un sistema POS proporciona información útil para el éxito de un restaurante.

Un sistema POS moderno puede ayudar a los restaurantes a rastrear ventas. Indica qué platillos son los más populares y cuáles necesitan ajustes. Así, los restaurantes pueden modificar sus menús basándose en datos reales en lugar de suposiciones.

Además, los sistemas POS pueden generar reportes de ventas que ayudan a los gerentes a analizar los períodos de mayor demanda. Esta información es útil para definir horarios del personal, niveles de inventario y establecer precios para maximizar ganancias.

Los datos de un sistema POS pueden ayudar a identificar los platillos más rentables. Con esta información, los restaurantes mejoran su eficiencia, reducen desperdicios, aumentan ingresos y optimizan la experiencia del cliente.

¿Qué tan difícil es aprender a usar un sistema POS?

Aprender a usar un sistema POS no es complicado. Con el tiempo, se vuelve muy sencillo una vez que comprendes cómo funciona. Lo primero es tener interés en aprender el sistema, lo que te ayudará a capacitarte con éxito.

Los sistemas POS modernos cuentan con pantallas táctiles fáciles de usar. El personal puede aprender rápidamente sin necesidad de demasiada capacitación.

Los proveedores ofrecen entrenamiento y soporte a través de videos, manuales y asistencia en vivo. El objetivo es que el personal adopte el sistema de forma rápida y sencilla, lo que mejora la eficiencia del restaurante y aumenta las ventas.

Las configuraciones personalizadas de los sistemas POS se adaptan al flujo de trabajo del restaurante. Un sistema ajustado a las necesidades del negocio facilita las tareas del personal sin generar confusión.

Algunos empleados se adaptan rápidamente, mientras que otros pueden necesitar más ayuda al inicio.

Las funciones básicas, como tomar pedidos y procesar pagos, son fáciles de aprender, pero otras, como la gestión de inventario y reportes, requieren más tiempo de práctica.

Los restaurantes pequeños pueden capacitar a su personal en pocas horas, mientras que los más grandes pueden tardar varios días antes de que todos dominen el sistema.

Conclusión clave: Tu equipo aprenderá a usar un sistema POS rápidamente, pero es importante evaluar qué tipo de capacitación y soporte ofrece el proveedor del sistema POS. Tómate el tiempo necesario para conocer las características del sistema que elijas.

Necesidades de red de un sistema POS: conexión, estabilidad y asistencia sin conexión

Existen diferentes tipos de sistemas POS. Los sistemas POS basados en la nube requieren acceso a Internet, por lo que contar con WiFi, por ejemplo, es un requisito sin excepción. Algunas funciones de los sistemas POS en la nube permiten operar en modo sin conexión en caso de una interrupción del servicio de Internet. Esto actúa como una red de seguridad, permitiendo que las transacciones continúen en el hardware hasta que se restablezca la conexión y los datos puedan enviarse a la nube para su almacenamiento permanente.

Los sistemas POS antiguos, como los que utilizan módems de acceso telefónico, ya no son comunes. Los sistemas POS móviles para restaurantes utilizan el servicio celular, como 4G o 5G, como respaldo.

Cuando la red se cae, un sistema POS con capacidad sin conexión aún puede aceptar pagos en efectivo y algunas tarjetas, almacenando los datos para procesarlos más tarde. No contar con opciones sin conexión puede ser un problema, ya que detiene las ventas. Los planes de respaldo incluyen un servicio de Internet secundario o el uso de un hotspot; contar con una conexión confiable es clave para garantizar operaciones sin interrupciones.

Reflexiones finales

Los sistemas POS hacen mucho más que procesar pagos; también simplifican las operaciones. Ya sea que estés iniciando un restaurante o mejorando uno existente, un buen sistema POS se convierte en una extensión natural de la administración del negocio.

Facilita la gestión de inventarios, el seguimiento de ventas y una experiencia de pago más fluida para los clientes. Además, con los datos que proporciona, puede influir en la planificación y optimización del menú.

Ahora que comprendes qué es un sistema POS en un restaurante y cómo funciona, tómate el tiempo para visitar los sitios web de los proveedores mencionados en este artículo y encuentra el que mejor se adapte a tu presupuesto y necesidades.